HR-Spezialist/in (Deutsch / Englisch) in Teilzeit – Vista

Wir suchen eine/n HR-Spezialist/in, der/die die reibungslosen und gesetzeskonformen HR-Prozesse durch administrative und operative Aufgaben unterstützt.

Diese Position dient zur Verstärkung der bestehenden HR-Funktion, verwaltet HR-Dokumentationen, stellt die Einhaltung lokaler Service-Level (SLAs) sicher und fungiert als zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende und Führungskräfte. Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf der Organisation und Pflege lokaler Personalakten im Einklang mit internen Richtlinien und gesetzlichen Anforderungen.

Es handelt sich hierbei um eine Teilzeitstelle mit einer Auslastung von 20 Stunden pro Woche.

Worum geht es in dieser Rolle?

1. HR-Administration und Compliance

• Verwaltung von Mitarbeitendenakten (digital im HRIS und physisch), unter Einhaltung des deutschen Arbeitsrechts
• Dokumentenmanagement: Arbeitsverträge, Änderungsverträge, Bescheinigungen und weitere HR-Unterlagen
• Sicherstellung korrekter Prozesse, u. a. zur Vorbereitung der Gehaltsabrechnung und Personalaktenführung
• Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung für eine korrekte und rechtzeitige Datenverarbeitung

2. Mitarbeitendenbetreuung und Kommunikation

• Erste Anlaufstelle für HR-bezogene Anfragen von Mitarbeitenden
• Unterstützung bei Fragen zu HR-Richtlinien, Benefits und arbeitsrechtlichen Themen
• Begleitung des On- und Offboardings für einen reibungslosen Start bzw. Austritt

3. Payroll und Zeiterfassung

• Nachverfolgung von Abwesenheiten (Krankheit, Urlaub) im Meldeportal und HR-Systemen (z. B. SuccessFactors)
• Vorbereitung abrechnungsrelevanter Daten inkl. eAU und AAG-Anträgen in Zusammenarbeit mit der Lohnbuchhaltung
• Pflege von Zeiterfassungssystemen und ggf. Zugangssystemen

4. HR-Projekte und Richtlinien

• Unterstützung bei der Weiterentwicklung von HR-Prozessen (Benefits, Weiterbildung, Arbeitszeitmodelle)
• Mitarbeit bei der Umsetzung gesetzlicher Änderungen und interner Compliance-Initiativen
• Erstellung und Pflege von HR-Reports und Analysen zur Entscheidungsfindung

5. Verwaltung lokaler Papierakten

• Organisation und Pflege physischer Personalakten gemäß interner Vorgaben und gesetzlicher Anforderungen
• Ordnungsgemäße Archivierung, Ablage und Nachverfolgbarkeit aller HR-Dokumente
• Sicherstellung der Übereinstimmung zwischen digitalen und physischen Unterlagen

Was musst du mitbringen?

Qualifikationen:

• Kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Zusatzqualifikation im Personalbereich (z. B. Personalfachkauffrau/-mann)
• Berufserfahrung in der HR-Administration, Lohnabrechnung oder Mitarbeitendenbetreuung
• Erfahrung mit HRIS-Systemen (z. B. SuccessFactors) und Gehaltsprozessen von Vorteil
• Kenntnisse im Arbeitsrecht und HR-Compliance-Themen
• Ausgeprägter Servicegedanke mit professionellem und empathischem Auftreten
• Sehr gute Deutschkenntnisse (muttersprachliches Niveau) und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Kompetenzen:

• Strukturierte Arbeitsweise bei der Verwaltung von Verträgen, Personaldaten und Abrechnungsunterlagen
• Grundkenntnisse im deutschen Arbeitsrecht, Bereitschaft zur Weiterbildung
• Fähigkeit, HR-Richtlinien zu analysieren und gesetzliche Änderungen zu interpretieren

• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere. Excel, Word, Outlook) und HR-Systemen
• Genauigkeit bei der Pflege personenbezogener Daten

Persönliche Eigenschaften:

• Zuverlässig, verantwortungsbewusst und diskret im Umgang mit vertraulichen Daten
• Selbstständige Arbeitsweise bei gleichzeitig guter Teamfähigkeit
• Lösungsorientiertes Denken und strukturierte Herangehensweise
• Flexibel und belastbar bei paralleler Betreuung mehrerer Prozesse

Ergänzende Eigenschaften:

• Begeisterung für HR-Themen und Interesse an persönlicher Weiterentwicklung im HR-Bereich
• Freude daran, Prozesse zu verbessern und zur Mitarbeitendenzufriedenheit beizutragen
• Spaß an der Arbeit in einem strukturierten, aber dynamischen Umfeld mit neuen Herausforderungen